ゆきしずく

手帳の話とか文房具のこととか好きなこととか。

ポイント制タスク管理の話

藍玉さんの手帳インタビューで書かせてもらった
タスクにポイント振る話 に興味を持っていただけたようなので
もう少し詳しく書いてみたいと思います

張り切って書いたらなんだか長かったので時間のあるときにでもちょいちょい読んでもらえたら嬉しいですm(__)m

はじめに

タスクにポイント振るって管理するというのは
『プランニングポーカー』というアジャイル開発で使われる見積もり方法からきてます
仕事でここ1年程この方法で見積もって日々チームで開発してるんですが
これは普段の生活(個人的なタスク)にも使えるよなぁと
自分がやりやすいようにカスタマイズした結果が今回ご紹介する方法です

手順

  1. タスクを書き出す
  2. 見積もる(ポイントを振る)
  3. その日やるタスクを決める

1. タスクを書き出す

タスクを朝から帰るまでの間思いついた時に書き出します
昼間フルタイムで働いてるので何かするとしたら夜なので
結果的に帰ったらやりたいことリストみたいなものになってますね
書き出すといっても一気にせず、思いついたら都度追加していってます
(こういうの家の外にいるときの方が思いつくんですよね)

気にかかったことを全部書き出しすっきりさせるのは
GTDあたりの影響うけてると思います
(今はGTDはやってないんですがチャレンジした頃もありました)

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書き出す場所は手帳でもノートなどアナログでもEvernoteなどなんでも
私は情報カードに書いて(方眼ラブ)手帳のサブノートとしていつも持ち歩いてる
A6サイズのノートに貼り付けてます
ようは自分がすぐに書き込めてすぐに見れるものならなんでもいいと思います

2.見積もる

各タスクに【1, 2, 3, 5, 8,∞(8以上) 】のいずれかのポイントを相対的に振ります
※この数値は自分がイメージしやすいものでもかまいません。
【1, 2, 3, 4, …】だと3と4の違いがいまいちわかりづらいので3の次が5
5の次が8になってます

基準になるタスクを決めます

よくやるタスクやすでにやった事のあるタスクがオススメです
(自分が開始から終了までイメージできるので)
とりかかって1日以内で終わるくらいのボリュームが比較しやすくていいかもしれません
それを2ポイントとして下さい
例えば

  • 図書館に本を借りに行く
  • 日記を書く
  • 万年筆の手入れをする

なんでもOKです

相対的に他のタスクにもポイントを振る

基準タスクと比べてそのタスクがどのくらいかを考えて
【1, 2, 3, 5, 8,∞(8以上)】 を振っていきます
それより大変なら3、もっと大変なら5、同じくらいだったら2、とても簡単なら1
途方も無いとなったら∞などなど
基準となるタスクよりそれより大きいか小さいか、相対的に考えながら振っていきます
そのタスクをやるのにかかる時間は忘れて作業のボリュームだけ考えてください

図書館に本を借りに行くよりもトイレ掃除の方が大変だから3とか
日記を書くよりも古雑誌を出す方が簡単だから1とか

※ここでうまく振れなく感じるなら他に基準(2ポイント)に適してそうなタスクがないか探してみてください

大きなタスクの考え方

私はこの見積のときだいたい1〜5を振ることが多いです
8やそれ以上に感じるものがあれば分割できないかを考えます

例えば「レポートを書く」であれば

  • 「課題を読む」「書く」「提出準備」にわけたり、
  • 「書く」も「導入部分」「本文」「参考文献部分まとめ」とか
  • 「ざっくり書き」「詳細つめる」「全体見直し」とか

実際自分がやるときのことを考えながら分割してそれぞれポイントを振ってみます
すると大きなまとまりで考えていたよりも正確な見積もりができますし
実際とりかかる時も、分けたタスクを数日かけて
少しずつ空いた時間にできたりもしますし
見積と異なった場合もどの工程の読みが甘かったかわかります

例)
レポートを書くー課題図書を読む:3pt
       └書く
       │ └ざっくり書き:3pt
       │ └詳細補足:3pt
       │ └全体見直し:2pt
       └提出準備:1pt

合計12ポイント必要

分割すればいいといっても例えば「ケーキを作る」など
一気にやってしまわないといけないこともありますが
それでも「材料を調べる」「材料を買い物に行く」と
何かしら分けてできる場合があるので
とりあえず大きそうなら「何か分けられないかな」と一度考えてみるのも手です

やるタイミングによってポイントが変わるタスクもある

例えば「靴屋さんに靴を修理に出しに行く」というタスクがあった場合
その靴屋さんが少し遠いところにあれば移動もあるし
5くらい取っとかないといけないけど
週末友達とその近くで遊ぶ約束をしているからその日にまとめたら2で済む
といった具合です
5かけてでも今日やらないといけないか
2ですむような日にするかは緊急度にもよると思います
私は本やCDは発売日に欲しくなるので、その日に他のタスクも済ませられないかと
やりたいことリストを眺めてその日に纏められないか考えます

工作などは片付ける手間を考えると一気にやった方がいいな〜と思うこともあるので
手帳見ながらどこかまとまった時間が取れないか探して確保します
まとまった時間を待てない場合はちょっと手間になっても
細切れでやっていくこともあります
その辺はいろんな要因との兼ね合いですね
自分が選択してる自覚を持つと行き当たりばったり感がなくなって
安心して作業に取り組めるのでいいです

一気にしなくてもいい

最初にタスク出しをするとものすごくたくさんになって
全部見積もるのが嫌になるかもしれませんが
そんな時は直近(1週間以内に)やりそうなものだけ見積もります
でも自分のやりたいことの総量がわからないと予定も立てづらいので
空いた時間にちょっとずつ(毎日3つでも5つでも)振っていけばOK
慣れるとタスクを書きだした時にすぐにポイントが振れるようになってくると思います

相対的というのがピンとこない場合

このポイントというのは1ポイント=10分など時間に換算できるものではないです
そうはいっても慣れないうちは「10分くらいでできるもの1ポイント」等
時間で換算してみるのもありかもしれません
時間にしてしまうと2時間あるから12ポイントできる!みたいなタスク切り替えや
その他もろもろ考えずにツメツメに予定立ててしてしまう危険性があったり
そもそも見積もった時間自体が間違っている場合もあるのですが
振れないよりもとりあえずタスクにポイントを振れるようになるのが第一なので
その辺は柔軟にやっていくのがいいかと思います

3. 1日でやるタスクを決める

1日(その日)にやるタスクを決めます
この期間は1日がいいか3日がいいか1週間がいいかは人それぞれですが
私は 1日を1枠 として考えてます
(仕事では1週間(5営業日)でチーム全体で○ポイントこなそう!
と1週間を単位にやってます)

この『枠』の考え方は
プランニングポーカーもありますが
1日1箱仕事術

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の影響が大きいです

私はいつも持ち歩いてるA6サイズのノート1ページを1日のタスクを書く欄にして
1で書きだしたタスクリストをもとに
ポイントつきTODOを書き込んでいきます

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最初のうちは1日に何ポイント自分ができるかわからないので
とりあえず1〜2週間程やってみて自分の1日にこなせるポイント数を把握します
わかってきたら今日やることとして決めた事がその数字を越えてたら
減らせるものはないか(時間が余ったらにする(優先度を下げる))を考え
逆に少なかったら前から気にかかってたことをやる時間にあてたりします

  • だいたい私は用事も残業もない日だと1日10〜12ポイントだというのがわかってきました
    • ご飯作るとかお風呂入るとかのルーチンはタスクに上げません
    • アイロンをあてるとか毎日発生しないものは入れます
  • 飲み会や残業の後も1〜3ポイントくらいならできるようです
    • でも危ないのであまりアテにはしてません。できたらもうけものくらいの気持ちで
    • 帰宅後タスクリスト眺めてこれくらいならやっとこうかな〜と済ませることがあるときだけです
  • 休日はまだうまく把握できてませんが、大体平日の倍はできるかなーと見てます
    • 休日は休日にしかできないことをやろうとするのでちょっとイレギュラーかも

5ポイントのタスクに着手したいけどオーバーする><
2ポイント分ならできるけど><ってときもタスクを分割します
どこまでやったら2ポイント完了か基準は明確にしておくと繰越しか完了かわかりやすいです

計画の範囲

大体1日〜長くても1週間先くらいまでしかポイントは割り振りません
仕事が急に忙しくなったり風邪引いたり色々状況も変わるので
今月したいなリストくらいは作ってる月もあります
でも予めこの日にしないといけないとか
そろそろ手をつけないといけないっていうのがわかっているのなら
1日にできるポイントの3分の1〜2分の1くらいまでなら
(10ポイントなら3〜5ポイントくらい)
振ってもいいというmyルールにしています
(現段階でわからないタスクは後々出てくるものなので
限界まで詰めないように気をつけます)
そういうわけで長期計画の方法はまだまだ模索中です

予実

スケジュールは手帳に書いてるので手帳の余白に今日は○ポイントできる日
明日は残業だから○ポイントできる日と分かる範囲で予定を書いておきます
そしてそれを目処にタスクを割り振って次の日にはなったら
昨日は○ポイントできたと実績を書き残して差異の原因や次に活かせる事を考えます

気に入ってるところ

ポイント制タスク管理の気に入っているところは、自分を知ることができるところです
『自分』の実践できる量と各『タスク』が定量的にわかってくると
実現可能な計画が立てやすくなりました
ちゃんと見積もれるようになって配分できるようになっていくと
見た目だけは綺麗なだけど無茶で無謀な計画を立ててしまうのを避けられます
よく計画たててそれが実践できなくて自己嫌悪とかとかなってしまうんですが
落ち着いて考えるえとそりゃ無理だろう…?って
さんざんそういう計画立てて来たクチです^^;今もたまに失敗します
何故か過信するんですよね…頑張ればできるんじゃないかみたいな ( ゚∀゚)ハハ
夏休みの宿題を溜める子供でもなかったんですが大人になってからの方が
無理な計画を立ててしまいます…
やりたいことが増えたせいですかね^^;

そういう予定立てた『だけ』ってのが減って
あれもしたいこれもしなきゃと混乱した状態も回避できるようになってきたのが
この方法の気に入っているところです

あとタスク分割してることによってちょっとでもゴールが近づいてるのが実感できたり
途中までしてると再開しやすかったりもするのでそのあたりも気に入っています

心がけてること

コツとしては張り切り過ぎないことですかね。見積もりしない時もあります
でもしてるときの方が色々順調なのでまた今日からからしよう(`・ω・´)キリッ と
仕切りなおしたりして息切れしないようにしてます
ゆとりを忘れず時には急な思いつきもできるように
でもそうは言ってられないときもあるので緩急つけるようにしてます

こんなときどうする

この方法でやってると色々起きるんですが、そんな時どうしてるか幾つか挙げてみます

見積もりと違った

2ポイントくらいって思ってたけど実際やってみると
少し手ごわくて3ポイントに感じたなどということも多々あります
そんなときは終わってからポイントを増やしてその後の見積もりの参考にします
逆に慣れてきて簡単にできるようになるようになったら
その日を集計するときに減らします
最初から正確に見積もれるわけでもなく、何度も繰り返して修正していきます
特に最初のうちは色々ブレると思いますがやってるうちに精度が上がってきます

目安をオーバーするしかないとき

あれもこれもとなった場合は

  • 本当にやりたいことか
  • 本当に今日やらないといけないか
  • そもそも本当にやらないといけないことなのか

を考えます

絶対やらないといけないししかも今日やらないとヤバイ><でも溢れそう><なら

  • タスクをやる時間を増やせないか
    • 明日のお弁当作るのをやめてお弁当買うことにするとか、夕飯お惣菜買うとか
  • そのタスクのポイントを減らせないか
    • 5種類つくろうと思ってたところを3種類にするとか、他の人に手伝ってもらえないかとか
  • 締め切りを伸ばせないか

と、どうにかできる道を考えます

でもタスク見積もるようになったらどう考えても厳しいってのが
早めに見えるようになってきました
早めに見えると打てる手も増えるので少し楽です

少数点が打ちたい

1ポイントというには難しく、2ポイントは大げさで
強いて言うなら1.5ポイントなんだけどな
なんてこともあるかもしれませんが2ポイントに丸めます
大きい方に倒して余裕を持たせておきます
なので厳密に言うと実質1以上2未満の2ポイント5つの日と
がっつり5ポイントが2つの日は タスクにかけた時間も労力も違うことに
なるかもしれませんが そうはならないように
大きなポイント+細々を混ぜることで調整してます
そもそも5ポイント二つとかは気力体力面においても無理なこともあるので^^;
タスクの組み合わせも1日のポイント枠以外に
種類や傾向(大きなもの+細々したもの、しないといけないこと+したいこと)
なども考慮してます。このあたりもやってるうちに
自分のこなしやすい組み合わせが見えてくると思います

余談

チェックの仕方

これは単純に書き方の話なんですが、各やることの先頭に□をつけて書いてるんですが
スケジュールに組み込めた(TODOノートのやる日付のページに書き込んだ)
タスクは■にして 実際にやったらそのタスク行を丸で囲んで状態を整理してます
(やること自体をやめてそのタスクが不要になったら取り消し線にしてます)
リスト眺めた時に次のアクション取りやすいようにちょっとした工夫です

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(デジタルで管理してたころは予定を立てるチェックボックスと 実行したチェックボックスといった具合に□を二つ並べてました)

全やることリストと今日のやることリスト

どうしてTODOリストと今日やることリストをわけてるかというと
(TODOリストにやる日を入れたりすることで一元管理しない)
全タスクって真面目に書くと膨大で途方に暮れるんですよね
だから今日はこれだけでいいの!あとは知らぬ!!ってなった方が気が楽で集中できるからです
ゴール見えてる方が走りやすい

この辺は仕事のタスク管理から学びました

終わりに

長々と書いてしまいましたが伝わってますかね……?
それをやる意味とか背景とかも伝えるためにフルで書いてるのでなんだか
とてもたくさんすることがあるようですが
ちょっと手順を端折ることもあります
(1のタスクリストを作らずに3のノートにいきなり書くとか) 今日やろうとしてること書き出してポイント振ってみるだけでも始められます
それを数えて自分のペースを掴めたら
目の前のことをとにかく片付けるから
予め枠を意識しながら予定が立てるに変わっていけると思うので

…とまぁそんなふうに書いてますが、そもそもこの方法も
私がやりやすいように行き着いただけなので
他の人も当てはめられるかというとわからないのですが 気になった箇所があれば断片的にでも何か試してみてもらえたり何かの参考になれば幸いです

ここまで読んでくださってありがとうございました!

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